Descargos laborales: el trabajador que se siente escuchado demanda menos

Muchas sanciones no se caen por la falta, sino por la forma: una citación vaga, una decisión tomada antes de escuchar o un acta que nadie firmó.

Con la Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025), que modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, el debido proceso disciplinario en el sector privado se volvió más exigente. El 22 de mayo de 2026 el Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048 con lineamientos para aplicarlo, y fue claro en un punto: no tener el reglamento interno actualizado no exime a la empresa de cumplir.

La lectura habitual se queda en la lista de requisitos. Pero hay algo más: la diligencia de descargos es, muchas veces, el momento en que el trabajador decide si acepta la decisión o si la lleva ante un juez. Y esa decisión depende menos del resultado que de cómo se sintió tratado.

Lo que suele fallar sin que nadie lo note

• El jefe que ya decidió: cuando la sanción está definida antes de escuchar al trabajador, la diligencia se vuelve un trámite y eso se nota en el acta, en las preguntas y en la decisión.
• La diligencia como formalidad: preguntas cerradas, poco tiempo y ninguna valoración real de lo que el trabajador dijo o aportó.
• El silencio después: una decisión sin motivación clara deja al trabajador con la sensación de que nada de lo que dijo importó.

Lo que exige la Circular 0048 de 2026

• ¿Con cuánta anticipación se debe citar? Con un mínimo de cinco días hábiles entre la comunicación y la diligencia de descargos.
• ¿Qué debe contener la citación? La descripción de los hechos, conductas u omisiones investigadas y la calificación provisional de las faltas presuntamente cometidas.
• ¿Puede el trabajador ir acompañado? Sí. La Circular reconoce el acompañamiento de los delegados de su organización sindical; revise además lo que disponga su reglamento interno.
• ¿Debe existir una segunda instancia? Debe garantizarse cuando la estructura de la empresa lo permita.
• ¿Y si el reglamento interno no está actualizado? Eso no justifica dejar de aplicar las garantías de la Reforma Laboral.

La forma pesa tanto como el fondo

La psicología organizacional lo ha estudiado con detalle: las personas aceptan mejor una decisión que las perjudica cuando sienten que el proceso fue justo, que fueron escuchadas y que alguien valoró sus argumentos. Esa percepción de justicia procedimental no es un detalle de cortesía. Reduce conflictos, protege el clima del equipo y, en la práctica, disminuye la probabilidad de una demanda. Una diligencia bien conducida protege a la empresa dos veces: ante el juez y ante su propia gente.

Cómo blindar sus procesos disciplinarios

• Actualice el reglamento interno para que defina con claridad las faltas, las sanciones y el procedimiento.
• Cuando la estructura lo permita, separe a quien investiga de quien decide.
• Capacite a los líderes para conducir la diligencia con preguntas abiertas y sin conclusiones anticipadas.
• Deje constancia de todo y comunique una decisión motivada, proporcional y coherente con los hechos de la citación.
• Actúe con prontitud desde que conoce los hechos: la demora puede interpretarse como perdón de la falta.

Preguntas frecuentes

¿Son obligatorios los descargos antes de imponer una sanción?

Sí. Garantizar el derecho de defensa hace parte del debido proceso, y la Circular 0048 de 2026 fija los lineamientos que deben seguir los empleadores del sector privado.

¿Qué pasa si cito al trabajador con menos de cinco días hábiles?

La sanción queda expuesta a ser cuestionada por vulneración del debido proceso, con el riesgo de que se deje sin efecto y, si se trató de un despido, de reintegro o indemnización.

¿Cuánto tiempo tengo para actuar desde que conozco los hechos?

Debe hacerlo dentro de un plazo razonable y respetando los términos de su reglamento. La jurisprudencia ha exigido inmediatez entre el conocimiento de la falta y la decisión.